Organisatie:

Odisee Campus Brussel

Onze rol in dit project:

Analyse, interviews met betrokken medische afdelingen en ondersteunende diensten, opstellen van verslag, presentatie aan stakeholders. 

Context: 

In 2 waves hebben 17 klaslokalen van de Odisee Hogeschool campus Brussel nieuwe audiovisuele apparatuur gekregen waardoor lessen makkelijker kunnen gestreamd en opgenomen worden. Hiervoor werd de oude apparatuur weggehaald, nieuwe bekabeling voorzien en nieuwe audiovisuele apparatuur geïnstalleerd. Enkele uitdagende factoren in het project waren de afstemming tussen de aannemer, de leverancier en de verschillende Odisee-diensten betrokken in het project, de beperkte tijd en de beschikbaarheid van de lokalen om deze werken te kunnen uitvoeren. In het verleden werd er vaak op het laatste moment gedacht aan bepaalde taken met chaos tot gevolg en het niet tijdig halen van de verwachte oplevering. 

Aanpak:

Zoals in een IT-project zijn we gestart met het opstellen van een backlog aan activiteiten. We hebben de tool ‘StoriesOnBoard’ gebruikt om dergelijke backlog op te zetten. Voordeel van tools zoals ‘StoriesOnBoard’ is dat ze de lijst van items visueel maken. Deze techniek heet ‘storymapping’. Zo konden we nagaan of we bepaalde taken nog vergeten waren en kwamen we tot een volledige lijst van taken voor elk klaslokaal. Voor een IT-project wordt de backlog verdeeld in releases en sprints. Op een gelijkaardige manier zijn we zo aan de slag gegaan om de taken op een tijdslijn uit te zetten in onze ‘storymap’, zodat we voor elke week een overzicht hadden van de taken die uitgevoerd moesten worden. 

Daarnaast was er veel communicatie tussen de betrokken stakeholders en status afstemming zodat er indien nodig kon bijgestuurd of geëscaleerd worden.   

Resultaat:

17 klaslokalen hebben we op deze manier aangepakt en hebben ondertussen nieuwe audiovisuele apparatuur tot grote vreugde van docenten en studenten. 

Op basis van de storymap is een ‘draaiboek’ opgesteld als handleiding voor volgende gelijkaardige projecten.